Cette politique explique comment Rendezvix recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels, et comment exercer vos droits. Elle s’applique à ce site et au service Rendezvix.
1. Qui est responsable de quoi
Exode Immigration Canada (« nous ») édite et héberge Rendezvix, un service de prise de rendez-vous en ligne. Deux situations se présentent :
- Vous avez un compte Rendezvix (vous êtes un « titulaire ») : nous sommes responsables des renseignements de votre compte.
- Vous prenez rendez-vous auprès d’un titulaire (vous êtes un « client ») : le titulaire est l’organisation qui décide pourquoi vos renseignements sont recueillis et comment ils sont utilisés. Nous agissons pour son compte, pour faire fonctionner la page de réservation. Pour toute demande qui concerne votre rendez-vous (accès, correction, suppression), adressez-vous d’abord au titulaire ; nous l’aiderons à y répondre, et vous pouvez aussi nous écrire.
2. Les renseignements que nous recueillons
Titulaires : nom affiché, courriel, mot de passe (conservé sous forme chiffrée irréversible, jamais en clair), fuseau horaire, paramètres de la page de réservation, types de rendez-vous, disponibilités, domaines personnalisés, clés d’API et adresses de webhooks, et, si vous encaissez des paiements, la clé Stripe de votre compte, et si vous branchez une visioconférence, vos identifiants Zoom, Google, Twilio, Africa’s Talking ou de votre outil de webinaire (conservés chiffrés).
Clients : nom, courriel, téléphone (si demandé), réponses aux questions posées par le titulaire, fuseau horaire, date et heure du rendez-vous, état du rendez-vous et du paiement, et, si vous cochez la case, votre consentement à recevoir des nouvelles du titulaire.
Séances de groupe et webinaires : lorsque vous vous inscrivez à une séance, nous recueillons votre nom, votre courriel, votre fuseau horaire et vos réponses aux questions du titulaire. Le lien de la rencontre vous est envoyé seulement si votre inscription est confirmée. Selon le choix du titulaire, votre nom et votre courriel peuvent être transmis à Zoom, à Google ou à son outil de webinaire afin de vous créer un lien personnel.
Paiement : lorsqu’un rendez-vous ou une séance est payant, vous êtes redirigé vers la page de paiement sécurisée de Stripe. Rendezvix ne reçoit ni ne conserve votre numéro de carte ; nous conservons seulement le montant, l’état du paiement et des identifiants de transaction.
Renseignements techniques : adresse IP et heure lors des tentatives de connexion, d’inscription et de réservation, pour limiter les abus. Ces entrées sont supprimées après environ une heure.
3. Pourquoi nous les utilisons
- créer et sécuriser votre compte, vous authentifier et empêcher les abus (limitation des tentatives de connexion) ;
- faire fonctionner le service : publier vos pages de réservation, calculer les disponibilités, enregistrer, confirmer, rappeler, déplacer ou annuler des rendez-vous, et encaisser un paiement lorsque le titulaire de la page l’a demandé ;
- vous envoyer les courriels nécessaires au service (confirmations, réinitialisation de mot de passe, avis importants) ;
- respecter nos obligations légales et protéger nos droits.
Nous n’utilisons pas vos renseignements pour les vendre, ni pour vous profiler à des fins publicitaires.
4. Votre consentement
Nous recueillons vos renseignements avec votre consentement, ou lorsque la loi le permet pour fournir le service que vous demandez. Le consentement à recevoir des communications promotionnelles est toujours distinct, facultatif et révocable en tout temps (par le lien de désabonnement ou en nous écrivant).
5. Témoins (cookies) et technologies semblables
| Nom | Rôle | Durée |
|---|---|---|
rendezvix | Témoin de session : vous garder connecté à votre compte et protéger les formulaires. Nécessaire. | Fermeture du navigateur |
rv_tz | Mémoriser votre fuseau horaire pour afficher les heures correctement. Ne contient aucun renseignement personnel. | 1 an |
rv_src | Mémoriser la source d’un lien (paramètre utm_source ou src) pour indiquer au titulaire d’où vient une réservation. Ne contient aucun renseignement personnel. | 60 jours |
Rendezvix n’utilise pas de témoins publicitaires et n’intègre pas de pixels de suivi. Vous pouvez supprimer ces témoins dans votre navigateur ; certaines fonctions (connexion, affichage du bon fuseau) pourraient alors ne plus fonctionner correctement.
6. Avec qui nous partageons des renseignements
Nous ne vendons pas vos renseignements. Nous les communiquons seulement :
- au titulaire auprès de qui vous prenez rendez-vous ;
- à Stripe, pour traiter un paiement, lorsque le titulaire utilise cette option ;
- à Twilio ou Africa’s Talking, lorsque le titulaire les utilise pour envoyer des rappels par SMS à votre demande (votre numéro de téléphone et le message de rappel leur sont transmis) ;
- à Zoom, à Google (Meet, Agenda) ou à l’outil de webinaire du titulaire, lorsqu’il les a branchés à une séance ;
- à nos fournisseurs techniques (hébergement, service d’envoi de courriels) qui traitent les renseignements pour notre compte et ne peuvent pas les utiliser à d’autres fins ;
- aux outils que le titulaire a lui-même branchés (par exemple Fluxia ou Dossilia, ou un autre système par webhook ou API), qui reçoivent alors les renseignements du rendez-vous : le titulaire en est responsable ;
- aux autorités, lorsque la loi l’exige.
7. Hébergement et transferts hors Québec
Les données de Rendezvix sont hébergées sur un serveur situé au Canada, géré par Exode Immigration Canada. Certains fournisseurs mentionnés ci-dessus (notamment les services de paiement) peuvent toutefois traiter des renseignements à l’extérieur du Québec, y compris à l’extérieur du Canada. Dans ce cas, les renseignements peuvent être soumis aux lois de ces territoires. Nous ne communiquons des renseignements hors Québec que lorsque c’est nécessaire au service, et en tenant compte de la sensibilité des renseignements et des protections offertes.
8. Durée de conservation
Les renseignements du compte sont conservés tant que le compte est actif. Sur demande, nous supprimons le compte et ses données, sauf ce que nous devons conserver pour respecter la loi (par exemple, des documents liés à des paiements). Les renseignements des clients sont conservés tant que le titulaire les garde dans son compte ; il peut les supprimer en tout temps. Les copies de sauvegarde sont écrasées selon leur cycle normal.
9. Sécurité
Nous protégeons vos renseignements par des mesures raisonnables : connexion chiffrée (HTTPS), mots de passe chiffrés de façon irréversible, clés de paiement et secrets d’intégration chiffrés, protection contre la falsification de formulaires, limitation des tentatives de connexion, accès restreint aux données. Aucun système n’est infaillible ; si vous soupçonnez un problème, écrivez-nous.
10. Incidents de confidentialité
Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées, et nous prendrons les mesures nécessaires pour réduire le risque. Nous tenons un registre des incidents.
11. Vos droits
En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec, telle que modifiée par la Loi 25) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (fédérale), vous pouvez, sous réserve des exceptions prévues par la loi :
- savoir si nous détenons des renseignements sur vous et y avoir accès ;
- faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques ;
- retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements ;
- demander la suppression de vos renseignements, ou la cessation de leur diffusion ;
- demander que vos renseignements informatisés vous soient remis dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité) ;
- déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca) ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Pour exercer ces droits, écrivez-nous à l’adresse indiquée à la section « Nous joindre ». Nous répondons dans les 30 jours. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité.
12. Personnes mineures
Rendezvix s’adresse à des personnes de 18 ans et plus, ou à des professionnels et organisations. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sur des enfants de moins de 14 ans sans le consentement de leur parent ou tuteur.
13. Modifications de cette politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique. La date de la dernière mise à jour figure en haut de la page ; en cas de changement important, nous vous en informerons par un avis dans le service ou par courriel.
14. Nous joindre
Responsable de la protection des renseignements personnels : Agnes Takoukam, Exode Immigration Canada.
Courriel : confidentialite@rendezvix.com